Fotoeinwilligung: Vorlage für Gemeinde und Verein

Bernd Broschek 26.09.2026 4 Minuten Lesezeit

Eine Fotoeinwilligung ist eine kurze schriftliche Erklärung, mit der jemand zustimmt, dass eure Gemeinde oder euer Verein Fotos und Videos von ihm veröffentlicht. Unsere Fotoeinwilligung als Vorlage deckt Website, Social Media, Gemeindebrief und Livestream ab, lässt jede Person einzeln ankreuzen und nennt den Widerruf. Du findest sie unten als PDF zum Ausdrucken.

Wann braucht eure Gemeinde eine Fotoeinwilligung?

Sobald eine Person auf einem Foto erkennbar ist, ist das Bild ein personenbezogenes Datum. Seit dem 25. Mai 2018 gilt dafür die Datenschutz-Grundverordnung, auch für Kirchengemeinden, Freikirchen und christliche Vereine. Die sicherste Rechtsgrundlage für die Veröffentlichung ist die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Dazu kommt das Recht am eigenen Bild. In Deutschland verlangt § 22 des Kunsturhebergesetzes von 1907 grundsätzlich eine Einwilligung, bevor ein Bildnis verbreitet wird; § 23 kennt Ausnahmen, etwa für Bilder von Versammlungen. In Österreich schützt § 78 des Urheberrechtsgesetzes die berechtigten Interessen der abgebildeten Person – eine allgemeine Einwilligungspflicht steht dort nicht, die DSGVO gilt trotzdem.

Gruppenfotos und Übersichtsaufnahmen

Eine Totale vom Gottesdienst, auf der niemand im Mittelpunkt steht, ist etwas anderes als das Porträt einer Mitarbeiterin. Für solche Übersichtsbilder reicht oft ein gut sichtbarer Hinweis am Eingang. Sobald eine Person herausgehoben ist oder es um Kinder geht, holt ihr die Einwilligung ein.

Was muss in einer Fotoeinwilligung stehen?

Eine Einwilligung gilt nur, wenn die Person weiß, wozu sie Ja sagt. Deshalb gehört in die Vorlage:

Wer veröffentlicht: Name und Anschrift eurer Gemeinde oder eures Vereins.
Was veröffentlicht wird: Fotos, Videos oder beides, und bei welchen Anlässen.
Wo es erscheint: Website, einzelne Social-Media-Kanäle, Gemeindebrief, Aushang, Livestream – jeweils zum Ankreuzen.
Namensnennung: ob der Name zum Bild genannt werden darf.
Freiwilligkeit und Widerruf in einem klaren Satz.
Ort, Datum und Unterschrift.

Einzeln ankreuzen ist der wichtigste Punkt. Viele Menschen haben nichts gegen ein Bild im gedruckten Gemeindebrief, wollen aber nicht auf Instagram erscheinen. Eine Pauschalzustimmung für „alle Medien“ ist schwer zu verteidigen und kostet Vertrauen.

Wie funktioniert der Widerruf einer Fotoeinwilligung?

Nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO kann jede Person ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, und der Widerruf muss so einfach sein wie die Zustimmung. Eine formlose Mail genügt. Der Widerruf wirkt für die Zukunft: Bilder auf der Website und in Social Media nehmt ihr herunter, bereits gedruckte Gemeindebriefe müsst ihr nicht zurückholen.

Art. 7 Abs. 1 verlangt außerdem, dass ihr die Einwilligung nachweisen könnt. Schriftform ist nicht vorgeschrieben, aber ohne Unterschrift steht ihr im Streitfall mit leeren Händen da. Legt die Blätter deshalb in einem Ordner oder als Scan an einem Ort ab, auf den nur wenige Zugriff haben. Aufbewahren solltet ihr sie so lange, wie das Bild veröffentlicht ist – und danach so lange, wie ihr euch auf die Einwilligung berufen könntet.

Ein Livestream zeigt mehr als ein Foto: Menschen bewegen sich, sprechen, singen, und die Aufzeichnung bleibt oft monatelang abrufbar. Richtet die Kamera deshalb so ein, dass sie vor allem Bühne und Kanzel zeigt, und kennzeichnet Plätze, die nicht im Bild sind. Wer mitwirkt, etwa im Lobpreisteam oder bei einer Lesung, kreuzt den Livestream in der Vorlage eigens an.

Bei Social Media liegen die Bilder auf den Servern der Plattformen, meist außerhalb der EU. Nennt deshalb in der Vorlage, welche Kanäle ihr tatsächlich nutzt. So weiß jede Person, ob ihr Bild auf Facebook, Instagram oder YouTube landen kann – und kann einzelne Kanäle ausschließen.

Welche Fehler passieren mit Fotoeinwilligungen am häufigsten?

Die Pauschalzustimmung im Kleingedruckten der Anmeldung. Eine Einwilligung muss freiwillig sein; wer nur mit Foto-Ja an der Freizeit teilnehmen darf, stimmt nicht freiwillig zu.
Die vergessene Namensnennung. Das Bild ist freigegeben, der Name in der Bildunterschrift nicht.
Der unbeachtete Widerruf. Das Foto verschwindet von der Startseite, bleibt aber in der Galerie oder im alten Beitrag stehen.
Die verlorene Unterschrift. Die Einwilligung wurde mündlich gegeben und lässt sich Jahre später nicht mehr belegen.

Was gilt bei Kindern und Jugendlichen?

Für Kinder unterschreiben die Sorgeberechtigten. Ab etwa 14 Jahren solltet ihr Jugendliche zusätzlich selbst zustimmen lassen, weil sie die Tragweite dann in der Regel einschätzen können. Die Vorlage hat dafür eine eigene Zeile.

Bei Freizeiten und Jungscharlagern bewährt sich ein einfacher Weg: Die Einwilligung liegt dem Anmeldeformular bei, ist aber ein eigenes Blatt. Wer nicht zustimmt, fährt trotzdem mit. Kinder ohne Einwilligung markiert ihr in der Teilnehmerliste, damit das Team beim Fotografieren Bescheid weiß. Für Kindergärten und Schulen mit christlichem Profil haben wir auf der Seite Website für christliche Schulen zusammengefasst, wie Bildrechte im Alltag handhabbar bleiben.

Wie setzt ihr die Fotoeinwilligung auf der Website um?

Bei Christlicher Webdesigner aus Feldkirchen in Kärnten sehen wir in acht Jahren und 128 Projekten (Stand September 2026) immer dasselbe Muster: Die Einwilligungen existieren, aber niemand weiß mehr, welches Bild zu welchem Blatt gehört. Drei Gewohnheiten helfen:

Im Bildarchiv vermerkt ihr bei jedem Foto, ob und wofür eine Einwilligung vorliegt.
Namen stehen nur dann in Bildunterschrift oder Alternativtext, wenn die Namensnennung angekreuzt ist.
Wer widerruft, wird in einer einfachen Liste geführt, damit das Bild nicht bei der nächsten Aktualisierung wieder auftaucht.

Was sonst noch in die Datenschutzerklärung und das Impressum einer Gemeindeseite gehört, steht im Beitrag DSGVO und Impressum für Gemeinden. Wie Bilder insgesamt wirken und warum eigene Fotos fast immer besser sind als Stockbilder, erklärt der Beitrag Bilder, Farben und Schrift im Webdesign. Wenn ihr eure Seite ohne Cookie-Banner und mit sauberem Bildkonzept aufstellen wollt, hilft euch unsere Übersicht zur DSGVO für Gemeindewebsites.

Die Vorlage ersetzt keine Rechtsberatung. Wenn eure Kirche eigenes Datenschutzrecht anwendet, prüft die Formulierung mit eurer oder eurem Datenschutzbeauftragten.

Was jetzt zu tun ist

Ladet das PDF herunter und tragt oben den Namen eurer Gemeinde oder eures Vereins ein.
Streicht Kanäle, die ihr gar nicht nutzt, damit niemand mehr zusagt, als nötig ist.
Legt die Blätter beim nächsten Gemeindefest oder bei der Anmeldung zur Jungschar aus.
Vermerkt im Bildarchiv, für welche Fotos eine Einwilligung vorliegt.
Prüft einmal im Jahr, ob Widerrufe umgesetzt sind.

Häufige Fragen zu diesem Thema

Muss eine Fotoeinwilligung schriftlich sein?

Nein, die DSGVO schreibt keine Schriftform vor. Ihr müsst die Einwilligung aber nachweisen können (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Eine unterschriebene Vorlage ist der einfachste Nachweis.

Wie lange gilt eine Fotoeinwilligung?

Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Sie gilt, bis sie widerrufen wird oder der genannte Zweck erfüllt ist. Wenn ihr in der Vorlage eine Dauer nennt, etwa bis zum Ende der Mitgliedschaft, schafft das Klarheit für beide Seiten.

Brauchen wir für Fotos vom Gottesdienst immer eine Einwilligung?

Nicht für jede Übersichtsaufnahme, auf der niemand herausgehoben ist. Ein Hinweis am Eingang ist dann üblich. Für Porträts, Nahaufnahmen und alle Bilder mit Kindern holt ihr die Einwilligung ein.

Dürfen wir ältere Fotos ohne Einwilligung weiter zeigen?

Wenn für ein Bild mit erkennbaren Personen keine Einwilligung vorliegt, ist Nachholen oder Entfernen der sichere Weg. Das betrifft vor allem Porträts und Bilder von Kindern in alten Galerien.

Vorlagen zum Mitnehmen